面接の日程調整メールの書き方基本マナー

件名はRe:を残したまま、変えない

企業から届いたメールの件名はいじらず、そのまま返信しましょう。その方が送った側が判断しやすく、親切だといえます。誰からかの連絡がわかるようにしたい場合は元々の件名の後に名前を入れても構いません。しかし、件名が変わってしまうと管理がしづらくなるため、基本的には件名は大きく変更しないことが望ましいです。

本文の基本は「宛名」「挨拶・お礼」「日程」「お礼」「署名」

まず宛名は間違えず正しく書きましょう。企業は正式名称で記載、部署名、担当者の氏名を続けます。長い場合は見やすいように適切な位置で改行しましょう。部署名や担当者名が分からなければ、「採用ご担当者様」と書けば代わりになります。

挨拶は「お世話になっております」が基本です。その後に自身の名前をフルネームで記載します。初回のみ、「お世話になります。貴社求人に応募致しました、○○○○（フルネーム）と申します。」と記述しましょう。
まずは面接の連絡に感謝する言葉を書き、その後日程に対して希望を出します。
最後に、お礼または調整いただいたことに対するお願いの意を表します。
署名の書き方の基本は以下になります。

――――――
田中 実（tanaka minoru）
〒000-0000
東京都世田谷区◎◎123-4
アパート■■■ 101号室
連絡先：070-4567-8910
メールアドレス：×××@****.com
――――――

企業側から面接日程を指定された場合のメール返信例

株式会社 ooooo
人事部 oooo様

お世話になります。
この度、貴社の求人に応募させていただきました、田中実と申します。

この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご指定の書類を持参の上、下記日時にお伺いします。

6月10日（水）16時～

ご多忙の中お時間をいただき、心より感謝申し上げます。
恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――
名前
住所
連絡先
メールアドレス
――――――

企業から指定の面接日があった場合、その日程を記述して認識のずれがないようにしましょう。時間を作ってもらったことに感謝の気持ちを込めた言葉を加えると社会人として信頼されるマナーになります。

企業から面接日程を提示され候補日から選ぶ場合の返信例

株式会社 ooooo
人事部 oooo様

お世話になっております。
田中実と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた候補日の中から、下記日程を希望させていただきます。

第1希望：6月10日（水）●時～
第2希望：6月11日（木）●時～
第3希望：6月12日（金）●時～

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――
名前
住所
連絡先
メールアドレス
――――――

複数の候補日を提示された場合、指示がなかったとしても第2～3希望日まで日程を選択しておくことをおすすめします。企業側も突然のスケジュール変更も考えられますし、役職の高い人ほど忙しく調整が難しいです。柔軟に対応できるよう、いくつか候補をあげておきましょう。
また、希望日程は認識が間違っていないよう、曜日と時間までしっかり書きましょう。

面接希望者側から希望日程の候補を送る場合の返信例

株式会社 ooooo
人事部 oooo様

お世話になっております。
田中実と申します。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
希望日程を下記に記載いたします。
日程のご調整の程、何卒よろしくお願いいたします。

1：6月10日（水）●時～▲時
2：6月11日（木）●時～面接開始希望
3：6月12日（金）●時時以降、いつでも調整可能

上記、ご都合はいかがでしょうか。
ご確認・ご検討いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――
名前
住所
連絡先
メールアドレス
――――――

面接希望者側から日程を提示する場合は、希望日に合わせて時間も細かく書いておきましょう。働きながら転職活動をしている場合、午前休や午後休などの有給を使う場合もあります。そういった時は、開始時間や終了時間を想定して、遅刻をしないようなゆとりのある日程調整をおこないましょう。なお、必ず終わらせたい終了時間がある場合は、（▲時に面接終了を希望）と書いておくと安心です。

企業から候補日をもらったがそれ以外の日時を打診したい場合の返信例

株式会社 ooooo
人事部 oooo様

お世話になっております。
田中実と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ありませんが、ご提示いただいた日程がいずれも都合がつかない状況でございます。
日程調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

もし可能であれば、下記の日程で再度ご調整いただけませんでしょうか。

6月10日（水）終日
6月11日（木）●時～

ご検討いただけますと幸いです。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――
名前
住所
連絡先
メールアドレス
――――――

企業から提示された日程が全て都合がつかない場合、再度調整をしてもらうことになります。こちらからお願いする日程を記載するので、できる限り何時でも面接可能な日程を提示しましょう。例文では調整がつかなかった理由を明記していませんが、現職の仕事の関係でどうしても指定の日時に行けない場合、その旨を伝えてもよいでしょう。

面接の日程が決まっていたが辞退したい場合の返信例

件名：面接辞退のお願い　◯◯◯◯（氏名）
件名：◯月◯日◯時の面接辞退のお詫び　◯◯◯◯（氏名）

株式会社 ooooo
人事部 oooo様

田中実です。
お世話になっております。

6月10日（水）13:00に面接のお約束をいただいておりましたが、
一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、大変申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来であれば直接お伺いしてお詫びするところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

――――――
名前
住所
連絡先
メールアドレス
――――――

辞退することをメールで伝える場合、件名にわかりやすくその旨を記載しましょう。また、前日や当日のキャンセルメールはマナー違反です。直前になってしまった場合は必ず電話をして謝りの連絡をしましょう。

まとめ

転職面接の日程調整は何度にも渡ります。毎回同じ文言と思わず丁寧に返信し、間違いのないよう注意を払いましょう。せっかく調整してもらった企業に対して、ドタキャンや直前キャンセルは社会人としてマナー違反です。忙しい中、大切な時間を作ってもらったことに感謝しきちんと断りの連絡をいれましょう。