このブライダル基礎講座は、ブライダル業界専門の転職支援サービス「ウェディングミーキャリア」がお届けするブライダル業界で働く人なら知っておきたい基礎知識をまとめたWEBコンテンツ。
ブライダル業界の全体を知り、より実践に近づく業務を知ることができる内容をお送りします。

成約時から初回打合せまで

成約時には、申込書記入などの成約手続きのあと、結婚式・披露宴当日までのスケジュール説明を行います。同時に、招待客リストの作成など、次回打合せまでに準備・検討してもらいたいことをカップルに説明します。
結婚式・披露宴後のクレームの多くは、「○○を頼んだのに届かなかった」「打合せ内容と違う」など、成約以降の手配業務から発生することが多くあります。結婚式・披露宴当日まで、打合せ内容の綿密な確認と、確実な手配が求められます。

当日までのスケジュール説明
会場で用意している「打合せスケジュール表」(ブライダルノート)などを使って、結婚式・披露宴当日までのスケジュールを説明します。

招待客リストの作成を依頼
名前、肩書きなどを記載した招待客リストの作成を開始してもらいます。

衣装店、引出物・引菓子の紹介
提携する衣装店や、引出物・引菓子などのギフト会社を紹介します。ホテル、結婚式場、各種会館などは会場内の衣装室からセレクトしてもらうことも多いです。

成約者フェアの案内
成約者向けに開かれるブライダルフェアの日程・内容・場所などを説明します。

成約者フェアとは

衣装、装花、美容、写真、引出物・引菓子、料理などの展示や相談ブースなどがあり、成約者に具体的な内容を決めてもらうために開かれます。新規客向けフェアが毎月、毎週の頻度で行われるのに対し、1～2月、8～9月に集中して行われることが多いです。「内覧会」と呼ぶ会場もあります。

成約後の第1回打合せ(初回打合せ)

カップルの結婚式日程により異なりますが、当日の約3～4か月前に行われることが多いです。一般に、第1回目となる初回打合せは招待状を中心に、カップルと相談・決定していきます。カップルは結婚式・披露宴の具体的なイメージができていないこともあるため、要望を確認しながら進めることが重要です。

招待客人数の確認
招待客リストをもとに招待客数を確認し、テーブルプランを提案しましょう。

招待状の手配
デザイン、紙質、書体、文字色、原稿内容、差出人(両家名か本人名か)、返信ハガキの宛先、印刷部数などを決定し、手配を行います。筆耕を希望するカップルには、招待客の住所リストを提出してもらいます。校正日、仕上がり日を伝えましょう。

各種ブライダルアイテムの提案
カップルの要望を引き出しつつ、ブライダルテーマにもとづいて装花、料理・飲物、ウエディングケーキ、演出、写真、映像撮影などのサービスやブライダルアイテムの紹介と提案を行います。

宿泊の手配
ホテルや各種会館など宿泊施設のある会場は、宿泊人数と部屋数の確認をし、手配します。宿泊施設のない会場は、提携先、割引率などを紹介します。

衣装の確認
挙式での衣装の種類、披露宴での衣装と種類、その点数、着用順序を確認します。衣装やヘアメイクなどの持ち込みで会場内の施設を使えない場合は、別途客室などを準備する必要があることを伝えてから手配します。

結婚式・披露宴当日の約2か月前

招待状の発送
招待状が仕上がったら、慶事用切手を購入し、ふたりから発送してもらいます。会場が発送を代行する場合もあります。

筆耕とは

写字や清書を行うことや、その人のことを言います。披露宴の招待状の宛名書き、席札、引出物の熨斗の表書き、結納の目録や受書などがあります。

成約後の第2回打合せ(中間打合せ)

当日の約1か月～1か月半前に行われることが多いです。各種ブライダルアイテムの決定と披露宴の演出や進行、音響などを相談・決定し、手配します。成約時にブライダルテーマが決まっていなかった場合は、初回打合せでのカップルとの会話の中からテーマを設定し、それに沿ったアイテム選定、進行を提案していくことが重要です。また、衣装、フローリスト、ヘアメイク、音響などの専門スタッフにもお客様のこだわりやテーマを伝え、情報共有をしておく必要があります。

結婚式・披露宴当日の約1か月半前

ブライダルアイテムの決定
装花、料理・飲物、ウエディングケーキ、引出物・引菓子の種類と個数、写真、映像、ウェルカムボード、記念アイテムなど、各種アイテムの詳細を決定します。司会者が必要な場合、手配を行います。

披露宴進行とプログラムの提案
ウエディングテーマに沿った演出の説明と提案を行い、進行とプログラム内容を決定します。祝辞をもらう方、余興担当の方、受付担当の方などを決定します。席次表のつくり方を説明します。

結婚式・披露宴当日の約1か月前

会場装花、ブーケなどの検討
会場装花、ブーケ、ブートニア、ヘッドフラワーなどのイメージと具体案をフローリストと打ち合せします。

ヘアメイクの検討
美容担当者と、ヘアメイクの打合せをおこないます。ヘアメイクは花嫁のイメージとのギャップが起きやすいため、できるだけヘアメイクリハーサルを勧め、日時を決定しましょう。

音響の検討
進行表に沿って、音響オペレーターと打合せを行います。

中間見積書の提示と振込案内
打合せ内容をもとに、中間見積書を提示します。会場によって違いがありますが、中間金を設定している場合は、中間見積書の半額程度を振り込んでもらいます。中間金がなく、当日の1週間～10日前に全額を振り込むケースや、2か月前、1か月前、1週間前と期限を区切って順次内金を振り込むケースなど、費用の支払い期日は会場によって違うため、自社の期日を確認しましょう。

成約後の第3回打合せ(最終打合せ)～当日まで

結婚式・披露宴当日の約3週間前～当日にかけては、期限を区切って確認、決定、手配をしていきましょう。ここでは、最終打合せから当日までの打合せ業務の一例を解説します。

結婚式・披露宴当日の約3週間前

招待客人数の詳細確認
大人・子どもの人数、親族人数などを確認します。

料理・飲物、ウエディングケーキの決定
料理メニュー、ドリンク、特別メニュー、お子様料理、ウエディングケーキなどの確認と決定をおこないます。デザートビュッフェを取り入れる場合は、この時に詳細を決めましょう。

司会者との打合せ
進行、プログラムの最終調整をします。

席次表の確認
テーブルレイアウト、席次、招待客の肩書きを確認します。

各種ブライダルアイテムの最終確認
アイテムの内容、個数、セット数を確認します。

当日のスケジュール確認
新郎新婦・親族の来館時間、スタジオ撮影の時間、挙式・披露宴時間など、当日の流れを最終確認します。

最終金の振込案内
最終見積書の発行後、振込をしていただく期限を説明します。

結婚式・披露宴当日の約2週間前

最終見積書を提出
打合せ内容をもとに、最終見積書を提出します。

特別メニューとは

招待客の中でアレルギーや嫌いな食材がある方、ベジタリアン、高齢者などに対し、他の招待客とは違った特別料理が供される場合があります。多くの場合、単価が高めに設定される傾向にあります。

結婚式・披露宴当日の約10日前

招待客人数の確定
最終的な招待客人数を確定します。

結婚式・披露宴当日の約1週間～5日前

席次表などペーパーアイテムの校了

引出物・引菓子などの数量の変更確認

最終金の振込
事前の内金を除いた残額の振込を確認します。

結婚式・披露宴当日の約3日前

料理・飲物の最終締め切り
会場によっては、○○日の○時まで、と時刻設定している場合もあります。

結婚式・披露宴当日の前日・前々日

持ち物、搬入物の確認
結婚指輪など、当日持参してもらうもの、余興などで使う搬入物を確認します。持ち込み衣装がある場合は、それも確認します。当日の来館時刻を改めて案内します。

校了とは

文字の確認(校正)が終了することです。これ以降は名前や肩書きなどを含め、変更ができないことを伝える必要があります。

まとめ

今回の『打合せ業務』』では、成約したカップルが結婚式・披露宴までに関わる、担当ブライダル・コーディネーターの打合せ内容と手配する必要があるウェディングアイテムを期間ごとにまとめました。

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